1、使用正確的詞語。當你寫電子郵件的時候，選擇正確的詞語是非常必要的。簡明扼要，直奔主題。注意不要讓別人誤解你的話。如果你清楚地寫了電子郵件，你就不用再通過電話跟進了。這也可以避免你和客戶之間的溝通失誤。
2、寫作要專業(yè)。即使在你的電子郵件中，你也應該是專業(yè)的。當你和朋友交談時，你可能會使用不同的交流術語，但當你和客戶交流時，你必須更加正式和專業(yè)。有時，你也可以不正式，但你的聲音應該聽起來很專業(yè)，而不是草率。記住，你的電子郵件反映了你和你的公司。
3、使用的句子。不要用大寫字母，因為這樣看起來你很生氣或者你在對收件人大喊大叫。避免使用小寫字母，因為它看起來很懶，而且非常不合適。您應該使用句子大小寫，并確保知道哪些應該大寫，哪些可以小寫。當你想強調(diào)某些部分時，可以使用星號或粗體。
4、注意盲目抄寫和禮貌抄寫的正確使用。只復制給那些與你的電子郵件直接相關的人。但是如果你要發(fā)送一個大的通訊錄，你可以用密件抄送，這樣收件人就不會看到太多的名字。
5、不要讓標題欄空著。在主題欄里寫點東西是很重要的。但不要只是寫東西。主題行用于通知。人們可以通過郵件的主題來確定郵件的重要性。你必須使它簡短，具體，相關。如果你把它留白，或者你寫了一個不合適的主題，它看起來就像一個垃圾郵件或一個未經(jīng)請求的廣告。
6、控制附件數(shù)量。如果有這么多附件的話，下載需要時間。它也會占用收件人電腦的空間。所以確保你只附上那些必要的。另外，如果你有很多郵件要發(fā)，把它放在一個文件夾里壓縮。這樣，下載起來就容易多了，而且你的收件人也不會和你的附件內(nèi)容混淆，因為它已經(jīng)很好地組織好了。
7、閱讀電子郵件，取消訂閱。確保你分配了閱讀電子郵件的時間。你可能有一些重要的郵件，如果你把它們?nèi)縿h除，你就會錯過一封重要的郵件。隨著新技術的進步，我們已經(jīng)可以消除垃圾郵件，但當然，我們?nèi)匀豢梢允盏揭恍┪覀円蟮男畔⒌碾娮余]件。但是如果你已經(jīng)訂閱了某樣東西，然后你覺得自己已經(jīng)不感興趣了，那就不要訂閱。
8、讓收件人知道你不需要回復。有些情況下，你發(fā)送電子郵件只是為了通知收件人一些事情。你必須告訴他們，他們不需要回復，這樣收件人就可以節(jié)省時間。你可以在郵件末尾寫上“No reply necessary”，也可以在主題行寫上“No reply necessary”。
9、不要只用一個詞發(fā)送電子郵件。如果你的收件人只在你的郵件回復中看到“謝謝”或“Ok”，這將會非常耗時，而且會讓他們感到有點惱火。你的收件人會認為這是浪費時間。所以，如果你想說謝謝，你可以用一種更好的方式來表達，比如說幾句感謝的話，發(fā)一封電子賀卡，或者如果你能給他們寫一封手寫的感謝信就更好了。
10、在必要的時候做出回應。你應該確保你回復的郵件需要你的回復。當有人問你問題時，立即回答，因為寄件人可能正在等著你。
